メールで履歴書を送る時の本文はどう書く？採用担当が読みやすい例文付きで解説

就職活動や転職活動で、メールで履歴書を送る機会は多いですよね。でも、いざメールを書こうとすると「どんな文章にすればいいのか分からない」と悩んでしまうことがよくあります。

実は、履歴書送付メールには採用担当者が見ているポイントがあります。件名から本文、署名まで、それぞれに押さえるべきコツがあるのです。

この記事では、採用担当者に好印象を与える履歴書送付メールの書き方を、具体的な例文とともに詳しく解説します。メールマナーから、よくある失敗例まで幅広くカバーしているので、安心して応募メールを送れるようになるでしょう。

メールで履歴書を送る時の本文の書き方は？

履歴書をメールで送る時、どこから手をつけていいか迷ってしまいますよね。まずは基本的な構成要素から確認していきましょう。

件名の書き方とポイント

メールの件名は、採用担当者が最初に目にする部分です。忙しい採用担当者にとって、件名は「このメールが何の用件か」を瞬時に判断する重要な手がかりになります。

履歴書送付メールの件名では、以下の要素を含めることが大切です。

• 応募職種や求人番号
• 履歴書送付である旨
• 自分の氏名

件名が長すぎると、スマートフォンやメールソフトで途中で切れてしまう場合があります。30文字以内に収めるのが理想的です。また、【】や■などの記号を使って、重要な情報を目立たせる方法もよく使われています。

宛先の正しい記載方法

メールの宛先は、相手に敬意を示す最初のステップです。会社名から部署名、担当者名まで、正確に記載することで丁寧な印象を与えられます。

宛先を書く時のポイントは、会社名を略さないことです。株式会社を(株)と省略したり、部署名を間違えたりすると、雑な印象を与えてしまいます。

担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載するのが一般的です。複数の担当者がいる可能性もあるので「採用ご担当者各位」という表現も使えます。

挨拶文と自己紹介の書き方

メール本文の冒頭では、まず挨拶から始めます。初めてメールを送る相手には「初めてご連絡いたします」という表現がよく使われます。

自己紹介では、氏名と簡潔な経歴を1〜2行程度で紹介します。現在の職業や主な経験分野を含めると、採用担当者がイメージしやすくなります。ただし、詳細な経歴は履歴書に記載するので、ここでは簡潔にまとめることが重要です。

挨拶文と自己紹介を組み合わせることで、相手との関係を築く土台を作ることができます。丁寧すぎず、かといって軽すぎない、適度なバランスを心がけましょう。

採用担当が読みやすいメール本文の構成とは？

採用担当者は一日に何十通もの応募メールを読んでいます。そんな中で印象に残るメールにするには、読みやすい構成が欠かせません。

用件を簡潔に伝える方法

メール本文では、何の目的でメールを送っているのかを明確に伝えることが大切です。応募の動機や志望理由を長々と書くのではなく、まずは「何について連絡しているのか」を最初に述べます。

用件を伝える時のコツは、結論から先に書くことです。「貴社の○○職に応募いたします」のように、最初に要点を伝えてから詳細を続けると、読み手にとって分かりやすくなります。

また、求人を知った経緯を簡潔に触れることで、相手も状況を把握しやすくなります。求人サイト名や紹介者がいる場合は、一言添えておくと良いでしょう。

添付ファイルについての記載

履歴書や職務経歴書をメールに添付する時は、必ず本文でその旨を記載します。添付ファイルについて触れずにメールを送ると、相手が添付ファイルに気づかない可能性があります。

添付ファイルの説明では、以下の点を含めましょう。

• 添付しているファイルの種類
• ファイル形式（PDF、Wordなど）
• パスワード設定の有無

ファイル名も分かりやすくつけることが重要です。「履歴書_山田太郎.pdf」のように、内容と氏名を含めた名前にすると、採用担当者が管理しやすくなります。

締めの挨拶と署名の書き方

メールの最後には、適切な締めの挨拶を入れます。採用に関するメールでは「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」や「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」といった表現がよく使われます。

署名には連絡先を含めることが必須です。氏名、電話番号、メールアドレスは最低限含めておきましょう。住所についても、面接の場所を検討する際の参考になるので記載しておくと親切です。

署名はシンプルで読みやすいデザインにすることが大切です。装飾的な記号や長すぎる署名は、ビジネスメールでは好まれません。

履歴書送付メールの例文を紹介！

実際にメールを書く時は、具体例があると分かりやすいですよね。ここでは、シチュエーション別の履歴書送付メール例文を紹介します。

初回応募時の例文

求人に初めて応募する時の基本的なメール例文です。この形を基本として、自分の状況に合わせて調整してください。

件名：【応募】営業職の件（履歴書送付）／山田太郎

株式会社○○○○
人事部 採用ご担当者様

初めてご連絡いたします。
山田太郎と申します。

貴社の求人サイトで拝見いたしました営業職に応募いたします。
現在、商社で法人営業を3年間担当しており、新規開拓に携わっております。

履歴書と職務経歴書をPDFファイルにて添付いたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

ご多忙の中恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

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山田太郎（やまだ たろう）
〒123-4567 東京都○○区○○1-2-3
携帯：090-1234-5678
Email：yamada@example.com
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この例文では、簡潔に要点をまとめながらも必要な情報をすべて含んでいます。相手の時間を尊重しつつ、自分の熱意も伝わる内容になっています。

送付指示があった場合の例文

面接や電話で「履歴書をメールで送ってください」と指示された場合のメール例文です。既にやりとりがある相手なので、より簡潔にまとめることができます。

件名：履歴書送付の件／山田太郎

株式会社○○○○
人事部 田中様

いつもお世話になっております。
山田太郎です。

先日お電話でお話しいただきました通り、
履歴書と職務経歴書をお送りいたします。

PDFファイルにて添付いたしますので、
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

何かご不明な点がございましたら、
お気軽にお声がけください。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

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山田太郎（やまだ たろう）
携帯：090-1234-5678
Email：yamada@example.com
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既にコミュニケーションが始まっている相手には、簡潔で要点を押さえたメールが好まれます。相手が指示した内容を正確に実行していることを示すことが重要です。

転職エージェント経由の例文

転職エージェントから紹介された企業に応募する時の例文です。紹介者の名前を含めることで、相手も状況を把握しやすくなります。

件名：【ご紹介】マーケティング職応募の件（履歴書送付）／山田太郎

株式会社○○○○
採用ご担当者様

初めてご連絡いたします。
山田太郎と申します。

転職エージェント「○○キャリア」の鈴木様より
貴社をご紹介いただき、ご連絡いたします。

マーケティング職のポジションに大変興味を持ち、
ぜひ応募させていただきたく、履歴書をお送りいたします。

現在、IT企業でデジタルマーケティングを担当しており、
SNS運用と広告運用に2年間携わっております。

履歴書と職務経歴書をPDFファイルにて添付いたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

面接の機会をいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

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山田太郎（やまだ たろう）
〒123-4567 東京都○○区○○1-2-3
携帯：090-1234-5678
Email：yamada@example.com
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転職エージェント経由の場合は、紹介者の名前を明記することで信頼性が高まります。また、エージェントから聞いた情報を活用して、より具体的な志望動機を伝えることもできます。

パスワード設定時のメール本文はどう書く？

個人情報保護の観点から、履歴書にパスワードを設定して送付することが増えています。セキュリティを意識した送付方法を見ていきましょう。

パスワード設定の告知方法

パスワードを設定したファイルを送る時は、必ず本文でその旨を伝えます。相手がファイルを開けずに困ってしまわないよう、パスワード設定について明確に記載することが重要です。

パスワード設定の告知では、以下の点を含めましょう。

• ファイルにパスワードが設定されていること
• パスワードを別途送付すること
• パスワードの送付方法（別メール、電話など）

セキュリティの観点から、パスワードと本体ファイルは別々に送ることが推奨されています。同一メールでパスワードも記載してしまうと、セキュリティの意味がなくなってしまいます。

パスワード送付メールの例文

パスワードを別メールで送る時の例文です。件名でパスワード送付であることを明確に示し、本文も簡潔にまとめます。

件名：【パスワード送付】履歴書ファイルのパスワード／山田太郎

株式会社○○○○
人事部 採用ご担当者様

お疲れ様です。
山田太郎です。

先ほどお送りしました履歴書ファイルのパスワードを
お知らせいたします。

パスワード：ABC123def

お手数をおかけいたしますが、
ファイルをご確認いただけますと幸いです。

何かご不明な点がございましたら、
お気軽にお声がけください。

よろしくお願いいたします。

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山田太郎（やまだ たろう）
携帯：090-1234-5678
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パスワード送付メールは、必要最小限の情報に留めることが大切です。パスワードが第三者に知られるリスクを最小限に抑えるため、簡潔な内容にします。

セキュリティを意識した書き方

セキュリティを重視する企業では、パスワード設定だけでなく、追加の配慮も求められることがあります。例えば、パスワードを電話で伝える方法や、企業の指定するファイル送付サービスを利用する方法です。

パスワードの設定では、以下の点に注意しましょう。

• 英数字を組み合わせた8文字以上のパスワード
• 推測されやすい単語（名前、生年月日など）は避ける
• 定期的にパスワードを変更する

また、ファイル送付後は、相手がファイルを受け取ったかどうかを確認することも大切です。重要な個人情報を含むファイルなので、確実に届いたことを確認してから安心できますね。

メールで履歴書を送る時のマナーは？

履歴書送付メールでは、ビジネスメールとしての基本マナーを守ることが重要です。細かい部分にも気を配ることで、好印象を与えることができます。

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールには、押さえておくべき基本的なルールがあります。これらのルールを守ることで、社会人としての常識があることを示せます。

まず、送信時間に気をつけましょう。深夜や早朝にメールを送ると、相手に迷惑をかける可能性があります。平日の9時から18時頃までの時間帯に送信するのが理想的です。

また、CCやBCCの使い方も重要です。履歴書送付メールでは、基本的に宛先のみに送信します。間違って他の人のメールアドレスを含めてしまわないよう、送信前の確認は必須です。

返信が必要なメールかどうかも、相手に分かりやすく伝えましょう。履歴書送付の場合は、基本的に相手からの返信を期待していることを適切に表現します。

添付ファイルのマナー

添付ファイルには、特別な注意が必要です。まず、ファイルサイズが大きすぎないかチェックしましょう。一般的に、メール1通あたりの添付ファイルは5MB以下に抑えることが推奨されています。

ファイル形式も重要な要素です。履歴書や職務経歴書は、PDFファイルで送付するのが一般的です。PDFなら、受信者の環境に関係なく同じレイアウトで表示されるため、安心して送ることができます。

ファイル名の付け方にも工夫が必要です。「履歴書_山田太郎_20250725.pdf」のように、内容と氏名、日付を含めると、採用担当者が管理しやすくなります。

ウイルスチェックも忘れずに行いましょう。添付ファイルにウイルスが含まれていると、相手のコンピューターに害を与える可能性があります。

返信が来ない時の対応

履歴書を送付した後、返信が来ない場合もあります。このような状況では、適切なタイミングで状況確認のメールを送ることが大切です。

一般的に、履歴書送付から1週間程度は返信を待つのがマナーです。求人に多くの応募があった場合、採用担当者の確認に時間がかかることもあります。

状況確認のメールを送る場合は、催促するような表現は避けましょう。「お忙しい中恐れ入ります」のような丁寧な表現を使い、相手の状況に配慮することが重要です。

ただし、あまりにも返信が遅い場合は、メールが届いていない可能性もあります。このような場合は、電話で確認することも検討しましょう。

履歴書送付メールでよくある失敗は？

多くの人が同じような失敗をしがちです。事前に失敗パターンを知っておくことで、同じミスを避けることができます。

件名でやりがちなミス

件名は、メールの第一印象を決める重要な要素です。しかし、ここで失敗してしまう人は意外と多いものです。

よくある失敗の一つが、件名が曖昧すぎることです。「お疲れ様です」や「履歴書について」といった件名では、何の用件なのか分かりません。採用担当者は多くのメールを処理しているので、一目で内容が分かる件名が必要です。

逆に、件名が長すぎるのも問題です。スマートフォンで確認する場合、長い件名は途中で切れてしまいます。重要な情報は件名の前半に配置することが大切です。

また、件名に機種依存文字を使うのも避けましょう。相手の環境によっては正しく表示されない可能性があります。

本文で避けるべき表現

メール本文では、相手に失礼な印象を与える表現を避けることが重要です。特に、馴れ馴れしすぎる表現や、逆に堅すぎる表現は好まれません。

「お世話になっております」は、初回のメールでは使わない方が良い表現です。まだ取引関係にない相手には「初めてご連絡いたします」が適切です。

また、自己PRを長々と書くのも避けましょう。詳細な経歴や志望動機は履歴書や面接で伝えることなので、メールでは簡潔にまとめることが大切です。

「ぜひお会いしたいです」のような強すぎる表現も、相手にプレッシャーを与える可能性があります。「面接の機会をいただけますと幸いです」のような控えめな表現の方が好印象です。

添付ファイルの注意点

添付ファイルに関する失敗も多く見られます。まず、ファイルを添付し忘れてしまうケースです。「添付いたします」と書いておきながらファイルが付いていないと、非常に恥ずかしい思いをしてしまいます。

ファイルが破損していて開けないというトラブルもあります。送信前に、添付したファイルが正常に開くかどうか確認することが重要です。

また、間違ったファイルを添付してしまうミスもよくあります。複数の企業に応募している場合、別の企業用に作成した履歴書を間違って送ってしまうことがあるのです。

ファイル名に個人的すぎる情報を含めるのも避けましょう。「田中v3最終版_修正済み.pdf」のようなファイル名は、プロフェッショナルな印象を損ねてしまいます。

まとめ

履歴書をメールで送る時は、件名から署名まで、すべての要素に気を配ることが大切です。採用担当者は忙しい中で多くのメールを確認しているため、読みやすく分かりやすいメールが好まれます。

基本的な構成として、件名には応募職種と氏名を含め、本文では簡潔に用件を伝えることが重要です。添付ファイルについては必ず本文で触れ、パスワード設定が必要な場合は適切に対応しましょう。

ビジネスメールのマナーを守りながら、相手の立場に立って書くことで、良い印象を与えることができます。よくある失敗例を参考に、送信前にはしっかりと確認を行いましょう。

これらのポイントを押さえて履歴書送付メールを作成すれば、採用担当者に好印象を与え、次のステップへと進む可能性が高まります。丁寧で読みやすいメールを心がけて、就職活動を成功させてくださいね。